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Die digitale Signatur – so funktioniert sie im Detail

Immer mehr Prozesse werden in der heutigen Zeit grundlegend überarbeitet und optimiert. Auch die digitale Unterschrift gehört in diesen Bereich, um auch ohne Stift und Papier für Rechtssicherheit zu sorgen und wichtige Absprachen zu beschleunigen. Die neusten Verfahren im Bereich der E-Signatur sind hierbei ein guter Ansatz, um die rechtliche Sicherheit bei gleichzeitig geringem Aufwand weiter zu steigern. Mit den richtigen Tipps für elektronische Signaturen bist du stets auf dem neusten Stand.

So unterscheiden sich digitalisierte Unterschriften im Detail

Um von einer reibungslosen Anwendung von digitalen Unterzeichnungen zu profitieren, kommt es auf die in der eIDAS-Verordnung definierten Kategorien an. Dort wird zwischen der einfachen, der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur unterschieden. Während die erste nicht zum Ersatz einer handschriftlichen Unterschrift geeignet ist und nur eine sehr geringe Wirkung vor Gericht hat, sind die Anforderungen bei den beiden übrigen Kategorien bereits deutlich höher.

Die fortgeschrittene Signatur muss mögliche Manipulationen von Daten zeigen können und einer Person zuordenbar sein. Vor allem für formfreie Vereinbarungen findet diese Variante Verwendung. Mit der qualifizierten Signatur werden die bestehenden Ansätze jedoch durch ein asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren ergänzt. Auch ein Abgleich mit der Identität des Unterzeichners erfolgt.

Was genau sind digitale Signaturen und wo liegen ihre Vorteile?

Zentrale Entscheidungsprozesse werden in Zeiten von Home Office und Remote-Work bereits immer häufiger außerhalb des eigenen Büros getroffen. So ist es logisch, dass digitale Alternativen zur bisher klassischen Unterschrift per Hand zunehmend attraktiver werden. Wenn es um das digitale Signieren relevanter Geschäftsunterlagen und -dokumente geht, profitierst du von den folgenden Vorteilen:

Mehr Komfort und Sicherheit

Eine rein digitale Unterschrift lässt sich direkt am heimischen Schreibtisch abgeben. Weite Wege bis hin zu deinem Geschäftspartner werden auf diese Weise sicher nicht zum Problem für dich. Auch Geräte wie das Fax werden dadurch nicht länger benötigt, um Unterlagen zu signieren.

Rechtsgültigkeit der Unterschrift

Mit einem geeigneten Tool musst du dir um die Rechtsgültigkeit deiner Unterschrift garantiert keine Sorgen mehr machen. Auch für vertragliche Einigungen mit Dritten profitierst du daher von der gewünschten Sicherheit und hast durch die Signatur ein gültiges Dokument in den Händen.

Orts- und Zeitunabhängigkeit

Feste Termine oder die gleichzeitige Anwesenheit aller Beteiligten sind durch die E-Signatur nicht mehr erforderlich. Gleichzeitig sparst du dir lange Wege zur Post oder ins Büro deiner Partner und profitierst von einer sofortigen Übermittlung. Dies macht die Online Signatur noch einfacher.

Minimierung laufender Kosten

Das ständige Ausdrucken und Kopieren von Unterlagen sowie die steigenden Porto Kosten sind für viele Unternehmer eine echte Belastung. Mit digitalen Signaturen lassen sich die Ausgaben daher deutlich verringern, um auf digitalem Wege stets die gewünschten Einigungen zu erzielen.

Der Unterschied zwischen digitaler und elektronischer Signatur

Um jedoch von den Vorteilen des digitalen Signierens profitieren zu können, solltest du die Begriffe möglichst genau auseinanderhalten. Bei einer E-Signatur handelt es sich vor allem um einen rechtlichen Begriff, unter dem die mit elektronischen Informationen verknüpften Daten des Unterzeichners gemeint sind. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Dokumente gut verschlüsseln.

In einem ganz anderen Bereich ist von der digitalen Signatur die Rede. Bei dieser handelt es sich, wie der Name bereits vermuten lässt, um die bereits angesprochenen digitalen Unterschriften. Anders als bei der elektronischen Signatur profitierst du mit deiner digitalen Unterschrift vom verschlüsselten Hashwert. Hinzu kommt, dass die Person auf Basis der Unterschrift zweifelsfrei erkennbar ist. Somit werden Online Signaturen deutlich sicherer, auch wenn die analoge Unterschrift vollständig entfällt.

In diesen Einsatzbereichen ist die digitale Unterschrift gültig

Damit sich die digitale Unterschrift rechtssicher verwenden lässt, kommt es auf fest definierte und eindeutige Einsatzbereiche an. Dies gilt zum Beispiel für die elektronische Rechnungsstellung, aber auch für einen sicheren E-Mail Verkehr. Auch darüber hinaus gibt es für digitale Varianten für die eigene Unterschrift viele weitere Beispiele, von denen wir dir hier noch einige aufgelistet haben:

• Elektronische Steuererklärung
• Digitale Mahnanträge
• Onlineabfragen des Kontos
• Kontoeröffnung im Internet
• Unterschrift befristeter Arbeitsverträge
• Elektronische Rechnungsstellung
• Käufe im Emissionshandel
• Digitale Versicherungsdokumente
• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• Selbstauskünfte im Internet

Umso höher die Relevanz der erteilten Auskünfte ist, desto höher sind auch die Anforderung an das digitale Signieren. Um einen Vertrag als PDF signieren zu können, reicht eine einfache Signatur in den wenigsten Fällen aus. Qualifizierte Signaturen werden so zum Beispiel für Lastschriftmandate, aber auch für Vollmachten, e-Rezepte, Lebensversicherungen, Quittungen oder Arbeitsverträge nötig.

So unterscheiden sich die Anbieter für zertifizierte Signaturen

Nicht jede Software für digitale Unterzeichnungen ist auch für jedes Unternehmen geeignet. Zu den wichtigsten Anhaltspunkten gehören zum Beispiel die Größe deines Unternehmens, aber auch die Kompatibilität mit den Dateien des jeweiligen Betriebssystems. Gleiches gilt für die vorhandenen Integrationen und für den Umfang der bereits mitgelieferten Templates. Solltest du viel Wert auf eine mobile Version der Software für Smartphones und Tablets legen, ist auch dies von Bedeutung.

Auch ein Blick auf die jeweiligen Bewertungen und Erfahrungen zeigt schnell, wo die Vorzüge und die Nachteile des jeweiligen Angebots liegen. Während einige Softwareprodukte zwar technisch optimal funktionieren, sind sie für Laien nicht wirklich leicht zu verstehen. Am wichtigsten ist jedoch immer die rechtliche Sicherheit, um verbindliche Signaturen zu jeder Zeit in den Vordergrund zu stellen.

Jetzt selbst von der nötigen Einfachheit profitieren!

Direkt hier in unserem Vergleich zeigen wir dir, mit welchen Tools du Verträge digital unterzeichnen kannst und worauf es hierbei zu achten gilt. Dies macht es leicht, auch in Zukunft von der nötigen Rechtssicherheit zu profitieren und die erforderlichen Dokumente nahtlos in das System einarbeiten zu können. Schau dir daher gerne unseren Vergleich an und informiere dich, in welchen Formaten die vielen Anbieter eine Signatur ermöglichen. So steht einer reibungslosen Anwendung nichts im Weg.